Mission Principale

Dans le cadre de la stratégie et des directives de la direction, le responsable du service Congrès/évènements devra notamment assurer avec son équipe un rôle de support et d’expertise auprès des partenaires internes en :

1.       Coordonnant et optimisant les relations/échanges entre les prestataires externes et les demandeurs internes afin d’assurer une organisation optimale et une prestation de qualité opérationnelle et logistique de l’ensemble des manifestations : congrès nationaux et internationaux, symposia, séminaires, RP et design/construction de stands.

2.       Dans le respect des procédures internes, de la réglementation en vigueur et des procédures d’Ethique et de Conformité et de transparence

Management :

·       Organiser et manager l’équipe, distribuer les responsabilités et développer les compétences

·       Définir les objectifs individuels, conduire les entretiens de fixations d’objectifs, à mi-année et de fin d’année

·       Développer les collaborateurs pour optimiser le fonctionnement du service

·       Orienter l’équipe au service des clients internes : proactivité et écoute quant aux attentes des clients internes, être apporteur de solutions et d’innovations

Business :

·       S’assurer que le service Congrès apporte son savoir-faire et fait profiter de son expertise dans l’organisation d’évènements (congrès, symposiums et séminaires équipes internes) et le design et la construction de stands

·       Optimiser le fonctionnement, conduire un projet d’amélioration continue en termes d’expertise et d‘efficience

·       Assurer une veille concurrentielle et être apporteur de solutions et d’innovations différenciantes

·       Optimiser les budgets : négocier le bon rapport qualité / coût /délai avec les prestataires, être le garant des budgets et de leur suivi

Procédures :

·       Suivre les contrats et le référencement des agences événementielles et des standistes en relation avec le Service Achats

·       Être le garant des procédures de l’Ethique et Conformité, DRH, du service ainsi que des règles DMOS

·       Assurer la remise de l’ensemble des documents conformes et nécessaires en cas d’Audit

Gestion des projets transverses :

·       Définir et déployer les outils d’évaluation de la satisfaction des clients externes

·       Assurer la complétude des données dans les outils de gestion des évènements

·       Définir, concevoir et assurer le suivi des actions de sensibilisation et de formation des clients internes si nécessaire

Principales Relations Professionnelles

Internes : Toutes les directions business et médicale, direction de la communication. Les service achat, DMOS, finance (audit), Compliance, BTS.

Externes : Agences évènementielles, Standistes, PCOs, etc

·       Management > 3ans

·       Une expérience en agence évènementielle est souhaitée (M)

·       Compréhension du business (E) Univers de la Santé (E)

·       Sens de la négociation (A)

·       Connaissance des appels d’offre ((M)

·       Connaissances des exigences légales et règlementaires (E)

·       Fonctionnement et procédures de l’entreprise

·       Informatique bases de données (M) et des outils spécifiques (Atrium, Veeva, etc) (E)

·       Anglais (M)

Profil

Formation :                   Bac + 3/5

Expériences professionnelles :

Management : expérience > 3 ans

Expérience en agence évènementielle souhaitable

Expérience industrie pharmaceutique

Qualités requises :

·       Autonomie

·       Leadership

·       Orientation Client

·       Proactif, imaginatif, capacité à promouvoir le changement

·       Esprit synthétique, méthodique et organisé

·       Excellent relationnel et bonne humeur positive

·       Capacité à résoudre les problèmes complexes

·       Vivacité d’esprit et capacité de réactivité dans l’urgence

·       Comportements AbbVie :

ü  Tous pour un avec AbbVie

ü  Décisions intelligentes et sures

ü  Agilité et responsabilité

ü  Clarté et courage

ü  Réalisation des possibilités

Niveau d’anglais :         Courant

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