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Position Overview

The Project Administrator is a strategic operations partner supporting the Director and global Project Managers within Autodesk Workplace. This role serves as the operational backbone of the team — driving process rigor, documentation integrity, financial coordination, procurement alignment, and structured decision support across global capital and workplace initiatives.

Operating in a collaborative, “one-orbit” environment, this individual must be confident, solutions-oriented, highly communicative, and digitally forward-thinking. This role will actively leverage AI and smart technologies to streamline workflows, enhance reporting, and improve data-driven decision-making. This is a high-visibility position that enables leadership effectiveness and project execution at scale.

Responsibilities

Operational & Process Leadership

• Establish, maintain, and continuously improve project governance processes, documentation standards, and workflow systems

• Serve as the central point of coordination for project documentation, reporting structures, and SharePoint management

• Drive consistency in project tracking, forecasting, and reporting cadence across global initiatives

Executive & Strategic Support

• Partner closely with the Director to streamline team operations and manage cross-functional alignment

• Prepare executive-level briefings, dashboards, financial summaries, and strategic presentations

• Support leadership decision-making by synthesizing data, outlining options, clarifying trade-offs, and structuring recommendations

Financial & Procurement Coordination

• Track project budgets, commitments, forecasting, and expenditure reporting

• Support procurement processes including vendor onboarding, contract routing, purchase requisitions, and invoice tracking

• Maintain organized contract documentation and ensure adherence to internal approval and compliance procedures

• Demonstrate working knowledge of contract terms and procurement practices to proactively identify risks or gaps

Communication & Cross-Functional Enablement

• Lead structured communication across global stakeholders to ensure clarity, alignment, and accountability

• Draft executive-ready written communications and status updates

• Follow up assertively and professionally to drive deliverables and maintain project momentum

• Navigate consensus-driven discussions while helping move conversations toward resolution

AI & Digital Workflow Optimization

• Leverage AI tools and digital platforms to automate reporting, improve documentation management, and enhance workflow efficiency

• Identify opportunities to integrate AI-driven insights into forecasting, budgeting analysis, and project tracking

• Champion smarter, technology-enabled ways of working to improve team productivity and data visibility

Special Projects & Continuous Improvement

• Take ownership of special initiatives and operational improvement projects

• Proactively identify gaps, inefficiencies, or risks and recommend solutions

Minimum Qualifications

• Bachelor’s degree in Business, Project Management, Administration, or related field

• 5+ years experience in project operations, executive support, or cross-functional project coordination

• Exceptional written and verbal communication skills with the ability to synthesize complex information for executive audiences

• Strong executive presence and judgment in a collaborative, consensus-driven environment

• Working knowledge of contracts, procurement processes, vendor coordination, and financial tracking

• Demonstrated experience leveraging AI tools and digital platforms to improve workflow efficiency, reporting accuracy, and data analysis

• Highly organized with strong analytical and problem-solving skills

• Persistent, resilient, and comfortable driving accountability across stakeholders

• Self-directed, proactive, and solutions-oriented

• Flexible to collaborate across global time zones

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Description du poste

L'administrateur de projet est un partenaire opérationnel stratégique qui assiste le directeur et les chefs de projet internationaux au sein d'Autodesk Workplace. Ce poste constitue le pilier opérationnel de l'équipe : il veille à la rigueur des processus, à l'intégrité de la documentation, à la coordination financière, à l'harmonisation des achats et à la mise en place d'un soutien décisionnel structuré pour l'ensemble des initiatives mondiales en matière d'investissements et d'aménagement des espaces de travail.

Évoluant dans un environnement collaboratif et « unifié », cette personne doit faire preuve d’assurance, être orientée vers les solutions, très communicative et dotée d’une vision numérique avant-gardiste. Ce poste exploitera activement l’IA et les technologies intelligentes pour rationaliser les flux de travail, optimiser le reporting et améliorer la prise de décision fondée sur les données. Il s’agit d’un poste à forte visibilité qui favorise l’efficacité du leadership et l’exécution de projets à grande échelle.

Responsabilités

Leadership opérationnel et des processus

• Mettre en place, maintenir et améliorer en permanence les processus de gouvernance des projets, les normes de documentation et les systèmes de flux de travail

• Servir de point central de coordination pour la documentation des projets, les structures de reporting et la gestion de SharePoint

• Assurer la cohérence du suivi des projets, des prévisions et de la cadence des rapports à travers les initiatives mondiales

Soutien exécutif et stratégique

• Travailler en étroite collaboration avec le directeur pour rationaliser les opérations de l’équipe et gérer l’alignement interfonctionnel

• Préparer des briefings à l’intention de la direction, des tableaux de bord, des résumés financiers et des présentations stratégiques

• Soutenir la prise de décision de la direction en synthétisant les données, en présentant les options, en clarifiant les compromis et en structurant les recommandations

Coordination financière et des achats

• Suivre les budgets de projet, les engagements, les prévisions et les rapports de dépenses

• Soutenir les processus d’achat, notamment l’intégration des fournisseurs, la circulation des contrats, les demandes d’achat et le suivi des factures

• Gérer la documentation contractuelle de manière organisée et veiller au respect des procédures internes d’approbation et de conformité

• Démontrer une connaissance pratique des clauses contractuelles et des pratiques d’approvisionnement afin d’identifier de manière proactive les risques ou les lacunes

Communication et facilitation interfonctionnelle

• Diriger une communication structurée entre les parties prenantes mondiales afin de garantir la clarté, l’alignement et la responsabilité

• Rédiger des communications écrites et des mises à jour de statut destinées à la direction

• Assurer un suivi assertif et professionnel pour faire avancer les livrables et maintenir la dynamique du projet

• Mener des discussions axées sur le consensus tout en orientant les échanges vers une résolution

IA et optimisation des flux de travail numériques

• Exploiter les outils d’IA et les plateformes numériques pour automatiser le reporting, améliorer la gestion de la documentation et optimiser l’efficacité des flux de travail

• Identifier les opportunités d’intégrer des informations issues de l’IA dans les prévisions, l’analyse budgétaire et le suivi de projet

• Promouvoir des méthodes de travail plus intelligentes et axées sur la technologie afin d’améliorer la productivité de l’équipe et la visibilité des données

Projets spéciaux et amélioration continue

• Prendre en charge des initiatives spéciales et des projets d’amélioration opérationnelle

• Identifier de manière proactive les lacunes, les inefficacités ou les risques et recommander des solutions

Qualifications minimales

• Licence en commerce, gestion de projet, administration ou dans un domaine connexe

• Au moins 5 ans d’expérience dans les opérations de projet, l’assistance de direction ou la coordination de projets interfonctionnels

• Excellentes compétences en communication écrite et orale, avec la capacité de synthétiser des informations complexes à l’intention d’un public de cadres supérieurs

• Une forte présence et un jugement sûr dans un environnement collaboratif et axé sur le consensus

• Une connaissance pratique des contrats, des processus d’approvisionnement, de la coordination des fournisseurs et du suivi financier

• Une expérience avérée dans l’utilisation d’outils d’IA et de plateformes numériques pour améliorer l’efficacité des flux de travail, la précision des rapports et l’analyse des données

• Un sens aigu de l’organisation, ainsi que de solides compétences analytiques et de résolution de problèmes

• Persévérant, résilient et à l’aise pour responsabiliser l’ensemble des parties prenantes

• Autonome, proactif et orienté vers les solutions

• Flexible pour collaborer à travers les fuseaux horaires mondiaux

About Autodesk

Welcome to Autodesk! Amazing things are created every day with our software – from the greenest buildings and cleanest cars to the smartest factories and biggest hit movies. We help innovators turn their ideas into reality, transforming not only how things are made, but what can be made.

We take great pride in our culture here at Autodesk – it’s at the core of everything we do. Our culture guides the way we work and treat each other, informs how we connect with customers and partners, and defines how we show up in the world.

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Equal Employment Opportunity

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Diversity & Belonging

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