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The French translation can be found below!/La traduction en français se trouve plus bas!

Position Overview

We are looking for a dynamic, detail-oriented, and proactive Executive Assistant to provide high-level administrative support to the VP of PDMS-Design. Additional admin support — you’ll be a key partner in helping our leaders and team operate efficiently and stay focused on what matters most. You will perform a wide range of tasks, handle details of a confident and critical nature, while using your experience to proactively address potential problems and ensure an efficiently functioning team.

Preference for candidates in Boston, MA to work hybrid/remote from our Boston office.

Responsibilities 

• Manage calendars, schedule meetings, and coordinate travel arrangements

• Tracks executive expenses and generates expense reports. Submits expense reports in a timely manner. Understand budget timelines and deadlines

• Collaborate with the leadership team as needed to prepare agendas and meeting materials, document meeting minutes, track action items, and follow up on deliverables

• Plan and coordinate virtual and in-person events and meetings on and offsite, including preparation of meeting materials, logistics, venue, activities, and catering

• Maintain email aliases, distribution lists, and shared directories, including maintaining permissions

• Collaborate flawlessly with other executive team admins to execute on scheduling meetings and coordinate organization-wide events

• May serve as point person for departmental purchases, including but not limited to PC tracking and overall asset management

• Support executive and leadership offsites, with availability for international travel up to 20%

• Collaborate with outsourcing teams on staffing orders, contracts, and ensure local compliance

• Raise purchase orders, verify invoices, and process payments for CW costs and expenses

• Utilize Supplier Central portal to raise purchase orders, onboard vendors, and track approvals, orders, and invoices from start to finish

• May serve as point person for departmental purchases, including but not limited to PC tracking, vendor management, and overall asset management

Minimum Qualifications

• 5-7 years’ experience supporting senior executives in a fast-paced, multinational environment

• Exceptional time management, organizational, and multitasking skills. Understanding that this job is not typical 9-5.

• Willing to adapt to a rapidly changing environment and new processes and responsibilities

• Proven ability to work under pressure, communicate effectively, and meet deadlines

• Proficient in Microsoft Office Suite, Mac and Windows operating systems and related business applications such as Slack, Microsoft Teams, Microsoft SharePoint and Copilot

• Not afraid of AI tools and can proficiently use them. Tech savvy

• Strong interpersonal and written/verbal communication skills in English

• Able and willing to travel to events or internal meetings, locally and internationally as required

• Due to our globally distributed team, you may occasionally work outside of normal business hours

• Discreet and experienced in handling sensitive and confidential information

The Ideal Candidate

• Takes initiative and is a self-starter who thrives with minimal supervision

• Excels at managing complex projects and delivering results both independently and collaboratively

• Enjoys building positive working relationships across all levels and geographies

• Highly organized, detail-driven, and capable of juggling multiple responsibilities

• Embraces change, learns quickly, and adapts well to dynamic environments

• Understands the value of integrity and honesty in the workplace and takes ownership of their work

About Autodesk Product Development and Manufacturing Solutions

Autodesk gives you the power to make anything. If you’ve ever driven a modern car, admired a towering skyscraper, used a smartphone, or watched a great film, chances are you’ve experienced something amazing that was designed and made with Autodesk software.  The Autodesk Product Design and Manufacturing Solutions (PDMS) portfolio focuses on the product development lifecycle — from design and validation to production engineering, manufacturing execution, and operations. We develop the tools that help millions of professionals and students around the world design and make great products.

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Description du poste

Nous recherchons un(e) assistant(e) de direction dynamique, minutieux(se) et proactif(ve) pour fournir un soutien administratif de haut niveau au vice-président de PDMS-Design. Soutien administratif supplémentaire : vous serez un partenaire clé pour aider nos dirigeants et notre équipe à fonctionner efficacement et à rester concentrés sur l'essentiel. Vous accomplirez un large éventail de tâches, gérerez des détails de nature confidentielle et critique, tout en utilisant votre expérience pour traiter de manière proactive les problèmes potentiels et garantir le bon fonctionnement de l'équipe.

Nous privilégions les candidats résidant à Boston, dans le Massachusetts, pour travailler en mode hybride/à distance depuis notre bureau de Boston.

Responsabilités 

• Gérer les calendriers, planifier les réunions et coordonner les préparatifs de voyage

• Suivre les dépenses des cadres et générer des notes de frais. Soumettre les notes de frais en temps opportun. Comprendre les calendriers budgétaires et les échéances

• Collaborer avec l'équipe de direction selon les besoins pour préparer les ordres du jour et les documents de réunion, rédiger les comptes rendus de réunion, suivre les mesures à prendre et assurer le suivi des livrables

• Planifier et coordonner les événements et les réunions virtuels et en personne, sur site et à l'extérieur, y compris la préparation des documents de réunion, la logistique, le lieu, les activités et la restauration

• Gérer les alias de messagerie, les listes de distribution et les répertoires partagés, y compris la gestion des autorisations

• Collaborer de manière irréprochable avec les autres administrateurs de l'équipe de direction pour planifier les réunions et coordonner les événements à l'échelle de l'organisation

• Peut servir de personne de référence pour les achats du département, y compris, mais sans s'y limiter, le suivi des PC et la gestion globale des actifs

• Assister les cadres et les dirigeants lors de leurs déplacements, avec une disponibilité pour les voyages internationaux pouvant atteindre 20 %

• Collaborer avec les équipes d'externalisation pour les commandes de personnel, les contrats et veiller au respect des réglementations locales

• Émettre des bons de commande, vérifier les factures et traiter les paiements pour les coûts et les dépenses de CW

• Utiliser le portail Supplier Central pour émettre des bons de commande, intégrer des fournisseurs et suivre les approbations, les commandes et les factures du début à la fin

• Peut servir de personne de référence pour les achats du département, y compris, mais sans s'y limiter, le suivi des PC, la gestion des fournisseurs et la gestion globale des actifs

Qualifications minimales

• 5 à 7 ans d'expérience dans le soutien aux cadres supérieurs dans un environnement multinational en constante évolution

• Excellentes compétences en matière de gestion du temps, d'organisation et de multitâche. Compréhension du fait que ce poste n'est pas un poste classique de 9 h à 17 h

• Être disposé à s'adapter à un environnement en constante évolution et à de nouveaux processus et responsabilités

• Avoir une capacité avérée à travailler sous pression, à communiquer efficacement et à respecter les délais

• Maîtriser Microsoft Office Suite, les systèmes d'exploitation Mac et Windows et les applications professionnelles connexes telles que Slack, Microsoft Teams, Microsoft SharePoint et Copilot

• Ne pas craindre les outils d'IA et être capable de les utiliser avec aisance. Être à l'aise avec les technologies

• Posséder de solides compétences en communication interpersonnelle et écrite/verbale en anglais

• Capacité et volonté de se déplacer pour assister à des événements ou à des réunions internes, au niveau local et international, selon les besoins

• En raison de la répartition géographique de notre équipe, vous serez parfois amené à travailler en dehors des heures de bureau habituelles

• Discrétion et expérience dans le traitement d'informations sensibles et confidentielles

Le candidat idéal

• Fait preuve d'initiative et d'autonomie, et s'épanouit avec un minimum de supervision

• Il excelle dans la gestion de projets complexes et obtient des résultats tant de manière indépendante qu'en collaboration

• Il apprécie établir des relations de travail positives à tous les niveaux et dans toutes les régions

• Il est très organisé, soucieux du détail et capable de jongler avec plusieurs responsabilités

• Il accueille le changement, apprend rapidement et s'adapte bien aux environnements dynamiques

• Il comprend la valeur de l'intégrité et de l'honnêteté sur le lieu de travail et s'approprie son travail

À propos des solutions de développement de produits et de fabrication d'Autodesk

Autodesk vous donne les moyens de tout créer. Si vous avez déjà conduit une voiture moderne, admiré un gratte-ciel imposant, utilisé un smartphone ou regardé un excellent film, il y a de fortes chances que vous ayez fait l'expérience de quelque chose d'extraordinaire qui a été conçu et fabriqué à l'aide des logiciels Autodesk. Le portefeuille de solutions de conception et de fabrication de produits Autodesk (PDMS) se concentre sur le cycle de vie du développement des produits, de la conception et la validation à l'ingénierie de production, l'exécution de la fabrication et les opérations. Nous développons des outils qui aident des millions de professionnels et d'étudiants à travers le monde à concevoir et à fabriquer des produits exceptionnels.

About Autodesk

Welcome to Autodesk! Amazing things are created every day with our software – from the greenest buildings and cleanest cars to the smartest factories and biggest hit movies. We help innovators turn their ideas into reality, transforming not only how things are made, but what can be made.

We take great pride in our culture here at Autodesk – it’s at the core of everything we do. Our culture guides the way we work and treat each other, informs how we connect with customers and partners, and defines how we show up in the world.

When you’re an Autodesker, you can do meaningful work that helps build a better world designed and made for all. Ready to shape the world and your future? Join us!

Benefits

From health and financial benefits to time away and everyday wellness, we give Autodeskers the best, so they can do their best work. Learn more about our benefits in the U.S. by visiting https://benefits.autodesk.com/

Salary is one part of Autodesk’s competitive compensation package. For U.S.-based roles, we expect a starting base salary between $73,400 and $126,500. Offers are based on the candidate’s experience and geographic location, and may exceed this range. In addition to base salaries, our compensation package may include annual cash bonuses, commissions for sales roles, stock grants, and a comprehensive benefits package.

Equal Employment Opportunity

At Autodesk, we're building a diverse workplace and an inclusive culture to give more people the chance to imagine, design, and make a better world. Autodesk is proud to be an equal opportunity employer and considers all qualified applicants for employment without regard to race, color, religion, age, sex, sexual orientation, gender, gender identity, national origin, disability, veteran status or any other legally protected characteristic. We also consider for employment all qualified applicants regardless of criminal histories, consistent with applicable law.

Diversity & Belonging

We take pride in cultivating a culture of belonging where everyone can thrive. Learn more here: https://www.autodesk.com/company/diversity-and-belonging

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