What Autodesk Has to Offer: Autodesk makes the software and tools that help people imagine, design, and make a better world. If you've ever driven a high-performance car, admired a towering skyscraper, used a smartphone, or watched a great film, chances are you've experienced what millions of Autodesk customers are doing with their software. Autodesk offers their employees benefits like:
Job Requisition ID #
The French translation can be found below!/La traduction en français se trouve plus bas!
Position Overview
We are looking for a dynamic, detail-oriented, and proactive Executive Assistant to provide high-level administrative support to the VP of PDMS-Design. Additional admin support — you’ll be a key partner in helping our leaders and team operate efficiently and stay focused on what matters most. You will perform a wide range of tasks, handle details of a confident and critical nature, while using your experience to proactively address potential problems and ensure an efficiently functioning team.
Preference for candidates in Boston, MA to work hybrid/remote from our Boston office.
Responsibilities
Manage calendars, schedule meetings, and coordinate travel arrangements
Tracks executive expenses and generates expense reports. Submits expense reports in a timely manner. Understand budget timelines and deadlines
Collaborate with the leadership team as needed to prepare agendas and meeting materials, document meeting minutes, track action items, and follow up on deliverables
Plan and coordinate virtual and in-person events and meetings on and offsite, including preparation of meeting materials, logistics, venue, activities, and catering
Maintain email aliases, distribution lists, and shared directories, including maintaining permissions
Collaborate flawlessly with other executive team admins to execute on scheduling meetings and coordinate organization-wide events
May serve as point person for departmental purchases, including but not limited to PC tracking and overall asset management
Support executive and leadership offsites, with availability for international travel up to 20%
Collaborate with outsourcing teams on staffing orders, contracts, and ensure local compliance
Raise purchase orders, verify invoices, and process payments for CW costs and expenses
Utilize Supplier Central portal to raise purchase orders, onboard vendors, and track approvals, orders, and invoices from start to finish
May serve as point person for departmental purchases, including but not limited to PC tracking, vendor management, and overall asset management
Minimum Qualifications
5-7 years’ experience supporting senior executives in a fast-paced, multinational environment
Exceptional time management, organizational, and multitasking skills. Understanding that this job is not typical 9-5.
Willing to adapt to a rapidly changing environment and new processes and responsibilities
Proven ability to work under pressure, communicate effectively, and meet deadlines
Proficient in Microsoft Office Suite, Mac and Windows operating systems and related business applications such as Slack, Microsoft Teams, Microsoft SharePoint and Copilot
Not afraid of AI tools and can proficiently use them. Tech savvy
Strong interpersonal and written/verbal communication skills in English
Able and willing to travel to events or internal meetings, locally and internationally as required
Due to our globally distributed team, you may occasionally work outside of normal business hours
Discreet and experienced in handling sensitive and confidential information
The Ideal Candidate
Takes initiative and is a self-starter who thrives with minimal supervision
Excels at managing complex projects and delivering results both independently and collaboratively
Enjoys building positive working relationships across all levels and geographies
Highly organized, detail-driven, and capable of juggling multiple responsibilities
Embraces change, learns quickly, and adapts well to dynamic environments
Understands the value of integrity and honesty in the workplace and takes ownership of their work
About Autodesk Product Development and Manufacturing Solutions
Autodesk gives you the power to make anything. If you’ve ever driven a modern car, admired a towering skyscraper, used a smartphone, or watched a great film, chances are you’ve experienced something amazing that was designed and made with Autodesk software. The Autodesk Product Design and Manufacturing Solutions (PDMS) portfolio focuses on the product development lifecycle — from design and validation to production engineering, manufacturing execution, and operations. We develop the tools that help millions of professionals and students around the world design and make great products.
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Description du poste
Nous recherchons un(e) assistant(e) de direction dynamique, minutieux(se) et proactif(ve) pour fournir un soutien administratif de haut niveau au vice-président de PDMS-Design. Soutien administratif supplémentaire : vous serez un partenaire clé pour aider nos dirigeants et notre équipe à fonctionner efficacement et à rester concentrés sur l'essentiel. Vous accomplirez un large éventail de tâches, gérerez des détails de nature confidentielle et critique, tout en utilisant votre expérience pour traiter de manière proactive les problèmes potentiels et garantir le bon fonctionnement de l'équipe.
Nous privilégions les candidats résidant à Boston, dans le Massachusetts, pour travailler en mode hybride/à distance depuis notre bureau de Boston.
Responsabilités
Gérer les calendriers, planifier les réunions et coordonner les préparatifs de voyage
Suivre les dépenses des cadres et générer des notes de frais. Soumettre les notes de frais en temps opportun. Comprendre les calendriers budgétaires et les échéances
Collaborer avec l'équipe de direction selon les besoins pour préparer les ordres du jour et les documents de réunion, rédiger les comptes rendus de réunion, suivre les mesures à prendre et assurer le suivi des livrables
Planifier et coordonner les événements et les réunions virtuels et en personne, sur site et à l'extérieur, y compris la préparation des documents de réunion, la logistique, le lieu, les activités et la restauration
Gérer les alias de messagerie, les listes de distribution et les répertoires partagés, y compris la gestion des autorisations
Collaborer de manière irréprochable avec les autres administrateurs de l'équipe de direction pour planifier les réunions et coordonner les événements à l'échelle de l'organisation
Peut servir de personne de référence pour les achats du département, y compris, mais sans s'y limiter, le suivi des PC et la gestion globale des actifs
Assister les cadres et les dirigeants lors de leurs déplacements, avec une disponibilité pour les voyages internationaux pouvant atteindre 20 %
Collaborer avec les équipes d'externalisation pour les commandes de personnel, les contrats et veiller au respect des réglementations locales
Émettre des bons de commande, vérifier les factures et traiter les paiements pour les coûts et les dépenses de CW
Utiliser le portail Supplier Central pour émettre des bons de commande, intégrer des fournisseurs et suivre les approbations, les commandes et les factures du début à la fin
Peut servir de personne de référence pour les achats du département, y compris, mais sans s'y limiter, le suivi des PC, la gestion des fournisseurs et la gestion globale des actifs
Qualifications minimales
5 à 7 ans d'expérience dans le soutien aux cadres supérieurs dans un environnement multinational en constante évolution
Excellentes compétences en matière de gestion du temps, d'organisation et de multitâche. Compréhension du fait que ce poste n'est pas un poste classique de 9 h à 17 h
Être disposé à s'adapter à un environnement en constante évolution et à de nouveaux processus et responsabilités
Avoir une capacité avérée à travailler sous pression, à communiquer efficacement et à respecter les délais
Maîtriser Microsoft Office Suite, les systèmes d'exploitation Mac et Windows et les applications professionnelles connexes telles que Slack, Microsoft Teams, Microsoft SharePoint et Copilot
Ne pas craindre les outils d'IA et être capable de les utiliser avec aisance. Être à l'aise avec les technologies
Posséder de solides compétences en communication interpersonnelle et écrite/verbale en anglais
Capacité et volonté de se déplacer pour assister à des événements ou à des réunions internes, au niveau local et international, selon les besoins
En raison de la répartition géographique de notre équipe, vous serez parfois amené à travailler en dehors des heures de bureau habituelles
Discrétion et expérience dans le traitement d'informations sensibles et confidentielles
Le candidat idéal
Fait preuve d'initiative et d'autonomie, et s'épanouit avec un minimum de supervision
Il excelle dans la gestion de projets complexes et obtient des résultats tant de manière indépendante qu'en collaboration
Il apprécie établir des relations de travail positives à tous les niveaux et dans toutes les régions
Il est très organisé, soucieux du détail et capable de jongler avec plusieurs responsabilités
Il accueille le changement, apprend rapidement et s'adapte bien aux environnements dynamiques
Il comprend la valeur de l'intégrité et de l'honnêteté sur le lieu de travail et s'approprie son travail
À propos des solutions de développement de produits et de fabrication d'Autodesk
Autodesk vous donne les moyens de tout créer. Si vous avez déjà conduit une voiture moderne, admiré un gratte-ciel imposant, utilisé un smartphone ou regardé un excellent film, il y a de fortes chances que vous ayez fait l'expérience de quelque chose d'extraordinaire qui a été conçu et fabriqué à l'aide des logiciels Autodesk. Le portefeuille de solutions de conception et de fabrication de produits Autodesk (PDMS) se concentre sur le cycle de vie du développement des produits, de la conception et la validation à l'ingénierie de production, l'exécution de la fabrication et les opérations. Nous développons des outils qui aident des millions de professionnels et d'étudiants à travers le monde à concevoir et à fabriquer des produits exceptionnels.
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About Autodesk
Welcome to Autodesk! Amazing things are created every day with our software – from the greenest buildings and cleanest cars to the smartest factories and biggest hit movies. We help innovators turn their ideas into reality, transforming not only how things are made, but what can be made.
We take great pride in our culture here at Autodesk – it’s at the core of everything we do. Our culture guides the way we work and treat each other, informs how we connect with customers and partners, and defines how we show up in the world.
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Benefits
From health and financial benefits to time away and everyday wellness, we give Autodeskers the best, so they can do their best work. Learn more about our benefits in the U.S. by visiting https://benefits.autodesk.com/
Salary transparency
Equal Employment Opportunity
At Autodesk, we're building a diverse workplace and an inclusive culture to give more people the chance to imagine, design, and make a better world. Autodesk is proud to be an equal opportunity employer and considers all qualified applicants for employment without regard to race, color, religion, age, sex, sexual orientation, gender, gender identity, national origin, disability, veteran status or any other legally protected characteristic. We also consider for employment all qualified applicants regardless of criminal histories, consistent with applicable law.
Diversity & Belonging
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