Wir suchen ab sofort eine engagierte Assistenz (m/w/d) auf 20 Stunden Wochenbasis zur Unterstützung der Geschäftsführung in Wien. In dieser Position übernehmen Sie zentrale verwaltungsbezogene und organisatorische Aufgaben und tragen damit maßgeblich zu einem reibungslosen Ablauf unserer internen Prozesse bei.

Das erwartet Sie:

• Administrative Unterstützung der Geschäftsführung und der Personalabteilung, sowie Support bzgl. unserer Car Fleet (Fuhrparkmanagement)

• Kontrolle und Bearbeitung von Rechnungen und Post

• Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern inkl. Verfassen und Versand von Schreiben, E-Mails und Bekanntmachungen

• Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Abfragen und Protokollen (inkl. Teilnahme an nationalen Meetings) sowie Pflege von Bestandlisten

• Verantwortung für die Zeiterfassung (Kontrolle, Nacherfassung und Bearbeitung der Arbeitszeit der Mitarbeitenden)

• Planung und Koordination von nationalen Meetings, Events und Veranstaltungen

• Organisation von regelmäßigen Schulungen

• Office Management und Sicherstellung der Einhaltung administrativer Richtlinien

Das zeichnet Sie aus:

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Industriekauffrau/-mann, Bürokauffrau/-mann) oder Studium der Wirtschafts- oder Kommunikationswissenschaften, o.Ä.

• Idealerweise bereits erste Erfahrung in einer Assistenzposition

• Souveräner Umgang mit MS Office; Erfahrung in der Erstellung von Präsentationen; schnelle Auffassungsgabe bzgl. neuer Programme; fundierte Erfahrung mit Reporting Tools

• Ausgeprägtes Organisationsgeschick und ein hohes Maß an Integrität und Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen

• Kommunikationsstärke, Zuverlässigkeit, Eigeninitiative und Flexibilität auch in herausfordernden Situationen

• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse (in Wort und Schrift)

Zusätzliche Informationen:

• Aus gesetzlichen Gründen weisen wir darauf hin, dass die Einstufung nach Kollektivvertrag für Angestellte in Handelsbetrieben mit der Bereitschaft zur Überzahlung in Abhängigkeit von Qualifikation und beruflicher Praxis erfolgt, zzgl. eines Bonus.

Vielfalt ist uns wichtig. Wir freuen uns über Bewerbungen von Menschen ungeachtet ihrer ethnischen, nationalen oder sozialen Herkunft, ihres Geschlechts, einer Behinderung, ihres Alters oder ihrer sexuellen Identität.

Der externe Anzeigentitel kann vom internen Stellentitel abweichen.

Pay rate will not be below any applicable local minimum wage rates.