El especialista en apoyo de documentación 5 realiza tareas relativamente complejas. Tiene un impacto directo en la empresa, ya que garantiza la calidad de las tareas o los servicios proporcionados. Trabaja bajo escasa o nula supervisión directa. Puede brindar servicio en relación con una amplia o diversa gama de productos o servicios. Aplica un conocimiento funcional de principios y conceptos técnicos y profesionales, así como un conocimiento profundo de los objetivos del equipo. Comprende cómo los deberes asignados contribuyen al trabajo del equipo o la unidad, y cómo las unidades coordinan sus esfuerzos y recursos para lograr los objetivos de la función. Garantiza la calidad y el servicio propios y de los demás. Puede recomendar nuevas opciones para mejorar la productividad, de conformidad con las pautas. Requiere de tacto y diplomacia al intercambiar información compleja o sensible con otras personas. Es consciente de la diversidad de la audiencia. Se requiere conocimiento básico de la organización, la empresa y sus políticas. Por lo general, es responsable de resolver problemas básicos a moderadamente complejos en función de la práctica y la precedencia. Puede determinar la aplicabilidad de experiencias similares y evaluar las opciones en circunstancias no contempladas en los procedimientos.

Responsabilidades:

• Analizar y controlar la carga de trabajo diariamente.
• Investigar elementos y proporcionar asistencia a los clientes.
• Coordinar actividades de flujo de trabajo y capacitar a los miembros del equipo bajo la dirección del supervisor de control de documentación.
• Coordinar y realizar tareas de control de calidad; verificar y revisar los procedimientos operativos para garantizar el cumplimiento con la política y los procedimientos de la compañía.
• Procesar y monitorear las funciones principales y cuestiones problemáticas que surjan en el flujo de trabajo dentro del departamento, utilizando otros recursos a los que, en general, el personal no tiene acceso (contactos y sistemas internos y externos).
• Gestionar el volumen de correo entrante diario durante el día con el objetivo de garantizar que se proporcione una cobertura adecuada dentro de cada función del departamento.
• Controlar toda la carga de trabajo entrante para garantizar que se proporcione una cobertura adecuada a fin de gestionar efectivamente los volúmenes y evitar los trabajos pendientes o las demoras.
• Garantizar el cumplimiento de los plazos del acuerdo de nivel de servicio de los volúmenes entrantes y de los requisitos del departamento.
• Preparar informes para la gerencia fundamentados en la producción y calidad de la unidad a nivel diario y mensual.
• Recomendar cambios o mejoras procedimentales a la gerencia, según se considere adecuado.
• Proporcionar una capacitación interdisciplinaria a los representantes de todas las áreas operativas.
• Ofrecer comentarios sobre el desempeño de los empleados al supervisor de la unidad. Asistir a los supervisores o gerentes con proyectos o informes especiales.
• Evaluar adecuadamente el riesgo cuando se toman decisiones comerciales, demostrando una consideración particular por la reputación de la empresa y protegiendo a Citigroup, sus clientes y activos, al impulsar el cumplimiento de las leyes, las reglas y los reglamentos correspondientes, acatando la política, aplicando un juicio ético sólido en relación con el comportamiento personal, la conducta y las prácticas comerciales y escalando, administrando e informando los problemas de control con transparencia

Calificaciones:

• Entre 2 y 4 años de experiencia relevante.
• Preferentemente, experiencia previa relacionada.
• Comprender los procedimientos comerciales, productos de la empresa, procesos y sistemas de computación.
• Capacidades analíticas; capacidades avanzadas en gestión de hojas de cálculo en Microsoft Excel.

Educación:

• Diploma de bachillerato o equivalente.

Propósito del Rol

Gestionar y coordinar de manera eficiente las entrevistas entre candidatos y gerentes, asegurando una experiencia fluida, comunicación clara y el cumplimiento de los tiempos establecidos en el proceso de contratación.
 

Responsabilidades Principales

1. Coordinación de Agenda y Entrevistas
• Programar entrevistas con candidatos de acuerdo con la disponibilidad de los entrevistadores.

• Agendar en MS Outlook, confirmando horarios, plataformas (Zoom, presencial), ubicaciones y cualquier instrucción adicional.
• Reagendar entrevistas en caso de incidencias, manteniendo comunicación clara y oportuna, cuando sea solicitada.
• Administrar calendarios compartidos y respetar prioridades y niveles de urgencia.

2. Comunicación con Candidatos y Gerentes

• Atender dudas de candidatos respecto a la logística de su entrevista.
• Mantener un trato corporativo, empático y orientado a servicio.

3. Registro, Seguimiento y Control
• Registrar  las entrevistas programadas y su estatus.
• Asegurar que los avances del proceso estén actualizados y visibles para los distintos equipos involucrados
• Dar seguimiento a entrevistas pendientes o sin confirmación.
• Reportar métricas de actividad (entrevistas programadas, completadas, canceladas, etc.).

4. Calidad del servicio y Experiencia del Candidato
• Garantizar que la información proporcionada sea clara y completa.
• Contribuir a una experiencia cálida, profesional y consistente para los participantes.

 

Perfil del Candidato

Formación Académica
• Bachillerato concluido o Licenciatura trunca.


Experiencia Requerida
• Deseable en roles administrativos
• Deseable experiencia programando citas, agendas o actividades operativas.
• Deseable experiencia con calendarios digitales y plataformas de comunicación.

Competencias Clave Técnicas
• Organización y manejo de agenda
• Manejo de herramientas de calendario (Outlook) y de MS Office, conocimiento básico de excel
• Atención al detalle
• Manejo básico de sistemas de registro, conocimiento de Workday es un plus
• Redacción clara

Personales
• Comunicación efectiva
• Empatía y orientación a servicio
• Sentido de urgencia
• Trabajo en equipo

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Job Family Group:

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Job Family:

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Time Type:

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Most Relevant Skills

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Other Relevant Skills

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